"> ');

Privacy Policy

Privacyverklaring Horeca Service Ruud van der Star & Zn BV

 

Algemeen Per 25 mei 2018 wordt de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ingevoerd. De AVG vervangt de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens) en is de Nederlandse implementatie van de Europese GDPR (General Data Protection Regulation)  Hiermee wordt vanaf 25 mei binnen de gehele EU de wet- en regelgeving met betrekking tot de persoonsgegevensbescherming gelijkgetrokken.

 

Als onderneming zijn wij verplicht toestemming te vragen aan al onze klanten, leveranciers en andere gebruikers, om hun gegevens te gebruiken. Daarnaast dienen wij te vermelden voor welke doeleinden deze gegevens gebruikt worden. Wanneer een samenwerking tussen RVDS en een leverancier, klant of andere gebruiker eindigt, is RVDS verplicht betreffende gegevens te verwijderen wanneer hierom wordt verzocht. Tevens zijn wij verplicht dergelijke gegevens ten hoogte één jaar na beëindiging van de samenwerking te verwijderen (Archiefwet/archiefregeling) uitgezonderd gegevens die langer bewaard moeten worden in het kader van de wettelijke bewaarplicht.

 

Welke gegevens worden van u en uw onderneming bewaard en/of verwerkt door Horeca Service Ruud van der Star & Zn? 

Horeca Service Ruud van der Star & Zn bewaard van uw bedrijf de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bestellen, opslaan en uitleveren van goederen als distributieschakel tussen producent en horecaonderneming. Om deze processen uit te kunnen voeren, verwerken en bewaren wij de NAW, KVK gegevens  en incassogegevens van uw onderneming, contactgegevens van de bij ons aangegeven contactpersonen van uw onderneming (e-mail adressen en telefoonnummer). 

 

Waarom bewaard en/of verwerkt Horeca Service Ruud van der Star & Zn deze gegevens? 

Om de distributie van de door ons ingekochte en bij ons bestelde goederen te kunnen coördineren, is het van belang dat wij beschikken over de NAW-gegevens van uw bedrijf. Hierdoor zijn wij in staat om goederen te ontvangen en te bezorgen. Bovendien zijn wij als horecagroothandel verplicht om van alle goederen die wij opslaan en uitleveren de traceerbaarheid te waarborgen. Het is dus van belang dat wij weten waar een product vandaan komt en waar het geleverd is. Om producten te kunnen bestellen en uitleveren, maken wij gebruik van een ERP-systeem met een artikelbestand waarin wij een koppeling maken met de gegevens van de leverancier. Dit is nodig om te weten waar wij welke artikelen bestellen en bij welke contactpersoon wij kunnen bestellen. Voor onze klanten maken wij gebruik van een bestelsysteem wat gekoppeld is aan ons ERP-systeem. Het koppelen van uw gegevens als klant van RVDS Grootverbruik is noodzakelijk om bestellingen te kunnen verwerken zodat de juiste artikelen bij de juiste klant geleverd worden. Deze gegevens bevinden zich in een beveiligd ERP-systeem waar uitsluitend geautoriseerde medewerkers van RVDS Grootverbruik toegang tot hebben. De betalingsgegevens van uw onderneming  worden bewaard in een afzonderlijk, beveiligd systeem waar slechts enkele medewerkers van RVDS Grootverbruik toegang tot hebben. Deze gegevens worden bewaard om de financiële transacties rondom door ons bestelde en door ons uitgeleverde goederen te kunnen uitvoeren. De gegevens van de bij ons bekende contactpersonen van uw onderneming worden in het ERPsysteem bewaard, zodat wij contact kunnen opnemen over bestellingen, klachten, financiële transacties en voor het verstrekken van documenten en informatie die betrekking hebben op voorgaande zaken.

 Voor welke duur bewaard Horeca Service Ruud van der Star & Zn deze gegevens? 

De genoemde gegevens worden bewaard voor de gehele duur van de handelsrelatie, dat wil zeggen voor de gehele periode waarin er handelsverkeer plaatsvindt tussen uw onderneming en Horeca Service Ruud van der Star & Zn hetzij op het gebied van goederen, hetzij op financieel vlak. Op het moment dat u of Horeca Service Ruud van der Star & Zn de handelsbetrekking verbreekt en de gehele financiële afwikkeling heeft plaatsgevonden, bewaren wij uw gegevens na volledige (financiële) afwikkeling en beëindiging van de handelsbetrekking conform de wettelijke bewaarplicht.

 

Recht op inzage, aanpassing en beperking

 

U heeft ten aller tijde het recht om uw bewaarde bedrijfsgegevens in te zien, te wijzigen of in te trekken. Daarnaast heeft u het recht om uw gegevens te beperken. Uw rechten op het gebied van inzage, aanpassing en beperking van uw gegevens staan vermeldt in de AVG.

 

Toegang tot uw gegevens binnen Horeca Service Ruud van der Star & Zn

 

Uw gegevens zijn inzichtelijk voor de medewerkers van Horeca Service Ruud van der Star & Zn op basis van relevantie en autorisatie. Uw NAW- gegevens zijn zichtbaar voor iedere medewerker die toegang heeft tot ons ERP-systeem ten behoeve van het plaatsen, ontvangen, verwerken en uitleveren van bestellingen. Uw financiële gegevens zijn enkel inzichtelijk voor de afdeling financiën ten behoeve van het factureren aan klanten en het voldoen van facturen aan leveranciers. Al onze medewerkers zijn gehouden aan hun geheimhoudingsplicht waarmee het uitdrukkelijk is verboden om uw gegevens te verstrekken aan derden, tenzij u hier expliciet schriftelijke toestemming voor heeft gegeven. Tevens is het medewerkers niet toegestaan gegevens te delen met medewerkers binnen Horeca Service Ruud van der Star & Zn die zelf geen autorisatie hebben om deze gegevens in te zien.

 

Online privacy

 

Horeca Service Ruud van der Star & Zn beschikt over een website en een facebookpagina. Uw gegevens worden niet online gepubliceerd. Op onze online communicatiekanalen plaatsen wij soms foto’s of publicaties via deze kanalen. Wanneer deze foto’s of publicaties betrekking hebben op u of uw bedrijf, vragen wij altijd uw expliciete, schriftelijk toestemming vooraf.

 

Bezwaar tegen de omgang met uw gegevens Mocht u ondanks ons zorgvuldige privacy beleid toch ontevreden zijn over de wijze waarop wij met uw bedrijfsgegevens omgaan of een klacht hebben over items hieraan gerelateerd, neem dan contact op met uw contactpersoon binnen Horeca Service Ruud van der Star & Zn Mocht u na dit contact nog steeds ontevreden zijn over de afhandeling van uw klacht en de omgang met uw gegevens, kunt u een klacht indienen bij https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteitpersoonsgegevens/vragen-aan-de-autoriteit-persoonsgegevens